POLITICA DE PRIVACIDAD Y DE TRATAMIENTO DE DATOS

1. POLITICA Y/O AVISO DE PRIVACIDAD

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2. OBJETIVO

Establecer la directrices generales para el manejo y la efectiva protección de los datos personales, suministrados por los clientes, proveedores y colaboradores, y en general, por los terceros de quienes recolecta datos personales, de conformidad con lo estipulado en la Ley de Protección de Datos            1581 del 17 de octubre de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886  de 2014  y  en  las  demás  normas  que  la  modifiquen,  adicionen  o complementen y, de manera especial, con los procedimientos y prácticas corporativas.

3. ALCANCE 

Este manual interno es aplicable al tratamiento de los datos de carácter personal que estén contenidos en bases de datos de ZONA B 360°.

4. CONDICIONES GENERALES

De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que puede asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. 

Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada. La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal: 

Los términos utilizados en la presente Política, tendrán el significado establecido a continuación: 

A) AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

B) BASE DE DATOS: Es un conjunto o una colección de información de datos personales organizados y estructurados, típicamente almacenados electrónicamente en un sistema, dicha información a la que se puede acceder, administrar, modificar, actualizar, controlar y organizar fácilmente para ser objeto de un tratamiento. 

C) CAUSAHABIENTE: Persona que por sucesión o sustitución adquiere los derechos de otra persona. 

D) CONSULTA: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales. 

E) DATO PERSONAL: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, adicionalmente también que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la ley 1266 se haga referencia a un dato, se presume de que trata de uso personal. 

F) DATO PÚBLICO: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. » Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados «, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. 

G) DATO PRIVADO: Es un dato personal que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el Titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Puede estar contenido en bases de datos que contengan números telefónicos y correos electrónicos personales, datos laborales, infracciones administrativas o penales, administrados por entidades tributarias, financieras, gestoras y de servicios comunes de la Seguridad Social; bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del Titular y bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica. 

H) DATO SEMIPRIVADO: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países a que se refiere el Titulo IV de la Ley 1266. 

I) DATO SENSIBLE: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen su origen racial o étnico, su orientación política, sus convicciones religiosas o filosóficas, su pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (1) cuando el Titular otorga su consentimiento, (2) el consentimiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (3) el tratamiento  es efectuado  en  el  curso de  las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica,  religiosa  o  sindical,  siempre  que  se  refieran  exclusivamente  a  sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. (4) el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (5) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este Último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. 

J) DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Se debe tener en cuenta que, aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de estos » siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes «. 

K) TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales del Titular, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

L) RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: » Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos «. ZONA B 360°, de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en nuestra base de datos. 

M) ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: » Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento «. ZONA B 360° podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados. Adicionalmente, para este documento se incluyen los siguientes roles. 

N) RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Es la persona designada por la Empresa para coordinar la implementación de la presente Política y atender las solicitudes de los titulares de los datos personales, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012. 

O) TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

P) TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por cuenta de la persona encargada (Responsable). 

Q) RESPONSABLE DE ADMINISTRAR LAS BASES DE DATOS: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de la Política de tratamiento de los datos una vez almacenados en una base específica, así como de poner en práctica las directrices que dicten el Responsable del tratamiento y el Responsable de Protección de Datos Personales. 

R) INCIDENCIA: Los incidentes se refieren a cualquier evento en los sistemas de información o bases de datos manuales o sistematizadas que atenten contra la seguridad de los datos personales en ellos almacenados. 

S) TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 

T) RECLAMO DE CORRECCIÓN: Derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error. 

U) RECLAMO DE INFRACCIÓN: Derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos. 

V) RECLAMO DE REVOCACIÓN: Derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. 

W) RECLAMO DE SUPRESIÓN: Derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

5. DISPOSICIONES GENERALES

ZONA B 360° (en adelante la Empresa), Empresa colombiana identificada con el NIT 93.237.499-8, en cumplimiento de la normatividad vigente que regula la protección de datos personales y establece las garantías legales que amparan a todas las personas en Colombia para asegurar el debido tratamiento de sus datos, establece la siguiente Política para el tratamiento de datos personales.

6. NORMATIVIDAD APLICABLE

La siguiente es la normatividad vigente, con base en la cual se concebirá la presente Política: 

A) Constitución Política de Colombia de 1991, artículos 15 y 20.

B) Ley 1581 de 2012. 

C) Decreto 1074 de 2015, mediante el cual se reglamentan aspectos relacionados con la protección de datos personales.

D) Demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan las anteriores.

7. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

Los principios que regirán el tratamiento y la protección de datos personales en la Empresa son:

A) LEGALIDAD: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

B) FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

C) LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

D) VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

E) TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

F) ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

G) SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por las personas encargadas se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

H) CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

8. FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Empresa designará un responsable para la gestión y protección de los datos personales, quien tendrá las siguientes funciones:

A) Velar por el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

B) Atender las consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos presentados por los titulares de los datos personales.

C) Mantener actualizada la información relacionada con el tratamiento de datos personales y adoptar las medidas necesarias para su adecuada protección.

D) Implementar medidas razonables de seguridad para prevenir el acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida de los datos personales.

E) Coordinar la atención de incidentes relacionados con la seguridad de la información cuando estos se presenten.

F) Dar cumplimiento a las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulen la protección de datos personales en Colombia.

9. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

En el presente Manual de políticas y procedimientos, el Responsable del tratamiento de las bases de datos personales será ZONA B 360°, cuya información general y de contacto se indica a continuación:

 Nit: 93.237.499-8

Dirección: Cra 7 Bis #129-115, T8-105, Ciudad Torreón El Roble, Ibagué, Tolima.

Correo electrónico: [email protected]

Celular y/o WhatsApp: +57 321 2956712

Nombre del dominio: https://zonab360.com/

10. FINALIDADES

En desarrollo de su actividad empresarial, la Empresa podrá recolectar, usar y tratar datos personales conforme a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables en materia de protección de datos personales; te informamos de que trataremos los datos que nos facilitas para:

¿con qué finalidades tratamos tus datos?

A) Gestionar la contratación de servicios que realice a través de la plataforma, así como la facturación y entrega correspondiente.

B) Remitir periódicamente comunicaciones sobre servicios, productos, eventos y noticias relacionadas con las actividades desarrolladas por ZONA B 360°, por cualquier medio (teléfono, correo postal, redes sociales o e-mail), salvo que se indique lo contrario o la persona se oponga o revoque su consentimiento.

C) Remitir información comercial y/o promocional relacionada con el sector de servicios contratados y valor añadido para las personas y/o usuarios finales, salvo que se indique lo contrario o la persona y/o usuario se oponga o revoque su consentimiento.

D) Dar cumplimiento a las obligaciones legalmente establecidas, así como verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, incluía la prevención de fraude.

E) Cesión de datos a organismos y autoridades, siempre y cuando sean requeridos de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias.

F) Gestionar la entrega de productos adquiridos por los usuarios mediante empresas transportadoras, operadores logísticos y proveedores de servicios de mensajería.

G) Realizar validaciones de identidad, confirmación de pedidos, seguimiento de entregas y prevención de fraudes, especialmente en pedidos realizados bajo la modalidad de pago contra entrega.

H) Gestionar pagos realizados mediante transferencias bancarias, pasarelas de pago electrónicas y demás medios de pago habilitados por la empresa.

I) Enviar información relacionada con el estado de los pedidos, novedades de entrega, soporte postventa y atención al cliente a través de llamadas telefónicas, correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp u otros canales de comunicación autorizados.

J) Realizar actividades de análisis estadístico, medición de tráfico web, análisis de comportamiento de navegación y optimización de campañas publicitarias mediante herramientas tecnológicas autorizadas por la empresa.

K) Crear audiencias, realizar campañas de remarketing y ejecutar estrategias publicitarias en plataformas digitales, siempre respetando los derechos de los titulares de los datos personales.

L) Gestionar solicitudes de garantía, cambios, devoluciones, retractos, atención postventa y demás derechos reconocidos a los consumidores conforme a la legislación colombiana y a las políticas internas de la Empresa.

11. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con la normatividad vigente, el tratamiento que dará la Empresa a los datos personales requiere de una autorización previa e informada del Titular, la cual se obtendrá por cualquier medio, con antelación al tratamiento, y podrá ser objeto de consulta posterior, excepto en los casos expresamente excluidos por la Ley. La Empresa obtendrá la autorización antes mencionada, mediante el uso de formatos de solicitud de autorización físicos, de audio o digitales, en los cuales se informará al Titular:

A) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

B) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.

C) Los derechos que le asisten como Titular y los canales de atención.

D) La identificación, la dirección física o electrónica y el teléfono de la Empresa. La Empresa conservará de manera física y/o digital las autorizaciones diligenciadas por los titulares, para atender solicitudes de los mismos o de las entidades de control.

¿cuál es la legitimación para el tratamiento de tus datos?

• El tratamiento de datos cuyo fin es el envío de boletines periódicos (newslettering) sobre servicios, productos, eventos y noticias relacionadas con nuestra actividad profesional se basa en el consentimiento del interesado, solicitado expresamente para llevar a cabo dichos tratamientos, de acuerdo con la normativa vigente.

• Además, la legitimación para el tratamiento de los datos relacionados con ofertas o colaboraciones se basan en el consentimiento del usuario que remite sus datos, que puede retirar en cualquier momento, si bien ello puede afectar a la posible comunicación de forma fluida y obstrucción de procesos que desea realizar. Por último, los datos se podrán utilizar para dar cumplimiento a las obligaciones legales aplicables a ZONA B 360°.

12. DATOS DE MENORES

En el evento que la Empresa, en desarrollo de su actividad Empresarial o en cumplimiento de alguna norma legal, requiera obtener datos personales de menores de edad, solicitará al Representante Legal del menor la autorización para el tratamiento de los mismos, previa validación de su acreditación como representante o apoderado. La Empresa velará por el uso legal y adecuado de los datos pertenecientes a menores de edad asegurando que se respeten sus intereses y derechos fundamentales.

13. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

A) Administración de los riesgos la Empresa identificará y evaluará de manera periódica los riesgos que atentan contra la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, en función de su probabilidad de ocurrencia e impacto, estableciendo controles que mitiguen de manera razonable dichos riesgos. La efectividad de los controles se monitoreará regularmente, de modo que se puedan implementar acciones correctivas y de mejora.

B) Seguridad informática Con el propósito de proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales, la Empresa tiene establecidos procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales serán susceptibles de actualización para ajustarlos a nuevas necesidades o cambios en la normatividad aplicable. La Empresa ejecuta y tiene documentadas las medidas de seguridad aplicables a la protección de datos personales.

C) Gestión documental la Empresa establecerá procedimientos y medidas de seguridad para las bases de datos no automatizadas que contengan datos personales, aplicando los criterios que aseguren su custodia, conservación, localización, disposición final y que permitan a los titulares ejercer su derecho de consulta y/o reclamo. Adicionalmente, implementará los controles necesarios para mitigar razonablemente los riesgos de acceso no autorizado, adulteración, pérdida, deterioro y reproducción indiscriminada.

¿Qué medidas de seguridad implantamos para cuidar sus datos?

La Empresa adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o destrucción. Entre dichas medidas se incluyen: 

• Encriptación de las comunicaciones y de la información almacenada cuando resulte aplicable.

• Controles de acceso y autenticación para restringir el acceso a la información únicamente a personal autorizado.

• Copias de seguridad y mecanismos de protección destinados a preservar la integridad y disponibilidad de la información.

• Medidas razonables para garantizar la seguridad de los datos personales cuando sean tratados por proveedores tecnológicos, servicios de alojamiento web, plataformas publicitarias, herramientas de analítica u otros terceros relacionados con la operación de la Empresa.

¿Qué datos tratamos?

Derivada de las finalidades antes mencionadas, en ZONA B 360° gestionamos las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos.

• Metadatos de comunicaciones electrónicas.

• Datos de información comercial. En caso de que la persona y/o usuario facilite datos de terceros, manifiesta contar con el consentimiento de estos y se compromete a trasladarle la información contenida en esta cláusula, eximiendo a ZONA B 360° de cualquier responsabilidad en este sentido.

• No obstante, ZONA B 360° podrá llevar a cabo las verificaciones para constatar este hecho, adoptando las medidas de diligencia debida que correspondan, conforme a la normativa de protección de datos.

14. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Y PUBLICITARIAS

• La empresa podrá utilizar herramientas tecnológicas propias o de terceros para la medición de tráfico, análisis de comportamiento de navegación, optimización del sitio web, gestión de campañas publicitarias y mejora de la experiencia del usuario.

• Estas herramientas podrán incluir sistemas de analítica web, píxeles de seguimiento, etiquetas de medición, herramientas de marketing digital, plataformas publicitarias y tecnologías similares que permitan medir el rendimiento del sitio web y de las campañas comerciales.

• La información obtenida mediante estas herramientas podrá ser utilizada para mejorar la experiencia de navegación, optimizar procesos de compra, realizar análisis estadísticos y desarrollar estrategias comerciales y publicitarias.

15. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Cuando sea necesario compartir datos personales con proveedores, operadores logísticos, empresas transportadoras, pasarelas de pago, proveedores tecnológicos o terceros que intervengan en la operación de la Empresa, esta adoptará las medidas razonables para garantizar que dichos terceros protejan la información suministrada y la utilicen únicamente para las finalidades autorizadas. 

La Empresa procurará que los terceros que tengan acceso a datos personales cumplan con las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos previstas en la legislación colombiana aplicable. 

En los casos en que la ley lo requiera, la Empresa adoptará los mecanismos contractuales o jurídicos necesarios para regular la transmisión o tratamiento de los datos personales por parte de terceros.

16. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

En caso de que la Empresa decida efectuar transferencia de datos personales a países que no proporcionen estándares adecuados de seguridad y protección, la Empresa cumplirá con las disposiciones contenidas en el Título VIII de la Ley 1581 de 2012, la Circular Externa 005 de 2017 y demás normas concordantes.

17. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES OFICIALES

Cuando una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial, se soliciten a la Empresa el acceso y/o entrega de datos personales contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá un acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.

 ¿A qué destinatarios se comunicarán tus datos? 

• Tus datos podrán ser accedidos por aquellos proveedores que prestan servicios a ZONA B 360°, tales como servicios de alojamiento, herramientas de marketing y sistemas de contenido u otros profesionales, cuando dicha comunicación sea necesaria normativamente, o para la ejecución de los servicios contratados.

• Los datos personales podrán ser compartidos con empresas transportadoras, operadores logísticos, proveedores de servicios de mensajería, pasarelas de pago, entidades financieras y demás terceros que intervengan en el procesamiento, validación, transporte, entrega y gestión de los productos adquiridos por los usuarios, únicamente para el cumplimiento de las finalidades autorizadas y en cumplimiento de la normatividad vigente.

• Los datos personales podrán ser comunicados a autoridades administrativas, judiciales o entidades públicas cuando exista una obligación legal o requerimiento válido de conformidad con la legislación aplicable. Así mismo, podrán ser compartidos con entidades financieras y proveedores de servicios de pago cuando sea necesario para procesar transacciones autorizadas por el usuario.

18. INSCRIPCIÓN ANTE EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

La Empresa dará cumplimiento a las obligaciones relacionadas con el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando la normatividad vigente así lo exija.

19. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES

La Empresa adoptará medidas razonables para identificar, gestionar y responder a incidentes de seguridad que puedan afectar la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales bajo su responsabilidad.

Se considerarán incidentes, entre otros, la pérdida de información, accesos no autorizados, divulgación indebida de datos personales, fallas tecnológicas, ataques informáticos, fraude o cualquier situación que pueda comprometer la seguridad de la información.

Toda persona que detecte un incidente deberá informarlo oportunamente al responsable del tratamiento de datos personales, indicando, en la medida de lo posible, la naturaleza del incidente, la fecha de ocurrencia, la información potencialmente afectada y cualquier otro dato relevante para su análisis.

Una vez conocido el incidente, la Empresa evaluará su alcance, adoptará las medidas correctivas necesarias para mitigar sus efectos y, cuando corresponda, implementará acciones destinadas a prevenir situaciones similares en el futuro.

Cuando el incidente pueda afectar significativamente los derechos de los titulares de los datos personales, la Empresa realizará las comunicaciones que resulten procedentes y dará cumplimiento a las obligaciones establecidas por la normatividad colombiana vigente.

Así mismo, la Empresa podrá implementar procedimientos de respaldo, recuperación y restauración de la información cuando resulte necesario para garantizar la continuidad de sus operaciones y la protección de los datos personales.

20. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO

Las bases de datos responsabilidad de la Empresa serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos, obedeciendo a las finalidades informadas al Titular y a las obligaciones legales o contractuales aplicables. En caso de ser revocado el consentimiento otorgado, la Empresa procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación, la cual será notificada al Titular de los datos.

Plazo de Conservación de los Datos – ¿Por cuánto tiempo conservaremos tus datos?

ZONA B 360° conservará los datos personales de las personas y/o usuarios únicamente durante el tiempo necesario para la realización de las finalidades para las que fueron recogidos, mientras no revoque los consentimientos otorgados. Posteriormente, en caso de ser necesario, mantendrá la información bloqueada durante los plazos legalmente establecidos.

La información relacionada con pedidos, transacciones comerciales, pagos, solicitudes de garantía, servicio al cliente, reclamaciones, devoluciones y demás actuaciones derivadas de la relación comercial con los usuarios podrá conservarse durante el tiempo necesario para dar cumplimiento a obligaciones legales, tributarias, contables, contractuales y de protección al consumidor que resulten aplicables.

21. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCERLOS

Los derechos de los titulares respecto a la protección de sus datos personales están establecidos en la Ley y corresponden a la consulta, acceso y suministro de información, prueba de autorización para el tratamiento de sus datos y reclamos. Estos derechos podrán ser exigidos por el Titular, sus causahabientes o representantes y/o apoderados legales, debidamente acreditados. 

La Empresa gestionará de manera gratuita las consultas y reclamos realizadas por los titulares. El Responsable de Protección de Datos Personales será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos, para lo cual ha dispuesto los canales de contacto indicados en la presente Política. 

Una vez agotados los trámites de consulta o reclamo, el Titular, causahabiente, representante y/o apoderado legal podrá elevar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derechos – ¿Cuáles son tus derechos cuando nos facilitas tus datos y cómo puedes ejercerlos? 

Tienes derecho a obtener confirmación sobre si en la Empresa estamos tratando datos personales que te conciernan o no. 

Así mismo, tienes derecho a acceder a tus datos personales, solicitar la actualización, rectificación o corrección de información inexacta, incompleta o desactualizada, así como solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios para las finalidades para las cuales fueron recolectados. 

Podrás revocar la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos personales cuando ello sea procedente conforme a la ley. La revocatoria de la autorización no afectará la legalidad del tratamiento realizado con anterioridad a dicha solicitud.

Para ejercer cualquiera de estos derechos podrás comunicarte a través del correo electrónico [email protected].

Por último, te informamos que puedes acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante las demás autoridades competentes para presentar reclamaciones relacionadas con el tratamiento de tus datos personales.

22. CONSULTAS, ACCESO Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

El Titular de los datos podrá realizar su consulta a la Empresa por los siguientes canales: a través de un correo electrónico a [email protected] o a través del WhatsApp +57 321 2956712.

La solicitud deberá tener los siguientes datos: 

A) Nombre y apellidos del Titular.

B) Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

C) Dirección física o electrónica para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

D) Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

De acuerdo con lo establecido en la Ley, el término de la Empresa para resolver estas consultas es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y dará respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

23. RECLAMACIONES

En el tratamiento de los datos se distinguen en principio cuatro tipos de reclamos: Reclamo de corrección, reclamo de supresión, reclamo de revocación y reclamo de infracción, los cuales se encuentran definidos anteriormente en el presente documento.

El Titular de los datos podrá realizar su reclamo a la Empresa por los siguientes canales: a través de un correo electrónico a [email protected] o a través del WhatsApp +57 321 2956712. 

La solicitud deberá tener los siguientes datos: 

A) Nombre y apellidos del Titular.

B) Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.

C) Dirección física o electrónica para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

D) Documentos acreditativos de la petición formulada que se quiera hacer valer, cuando corresponda. Si la reclamación resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibida la reclamación completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

De acuerdo con lo establecido en la Ley, el término de la Empresa para resolver estos reclamos es de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y dará respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se le atenderá, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

24. VIGENCIA Y DIVULGACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA

ZONA B 360° podrá modificar la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos en cualquier momento, siendo publicadas las sucesivas versiones en el Sitio Web https://zonab360.com/.

En cualquier caso, la Empresa comunicará oportunamente las modificaciones de la presente política que afecten a las personas y/o usuarios a fin de que puedan aceptar las mismas. 

La presente Política entra en vigencia a partir del 09 de junio de 2026; Si lo deseas también puedes consultar nuestra Política de Cookies.